Términos y
Condiciones y Aviso de Política de Privacidad de NORTH WAY
SERVICES S.A.S
AVISO DE
PRIVACIDAD
NORTH WAY SERVICES
S.A.S, domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C., actuando como responsable del
tratamiento de los datos personales obtenidos a través del diligenciamiento del
formulario de registro establecido para tal fin por parte de la Entidad
Pagadora, requiere obtener su autorización para que de manera libre, previa,
expresa, voluntaria, y debidamente informada, permita recolectar, recaudar,
transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, dar
tratamiento, transmitir, actualizar y disponer de los datos que han sido
suministrados y que se han incorporado en nuestras bases de datos. Según
nuestra política de tratamiento de datos personales, los mecanismos a través de
los cuales hacemos uso de éstos son seguros y confidenciales, pues contamos con
los medios tecnológicos idóneos para asegurar que sean almacenados de manera
tal que se impida el acceso indeseado por parte de terceras personas, y en ese
mismo orden aseguramos la confidencialidad de los mismos.
Sus datos personales
serán incluidos en una base de datos y serán utilizados para las siguientes
finalidades:
i)
Notificaciones de las autorizaciones realizadas por el Beneficiario por
medio del portal web https://www.sygnus.co/sygnusenvironment/terminosycondiciones.html.
ii)
Notificaciones de registro de novedades de tipo ingreso de libranzas para
el periodo correspondiente por parte de los operadores de libranza.
El alcance de las notificaciones
comprende la facultad para que NORTH WAY SERVICES S.A.S envíe mensajes con
contenidos informativos de los trámites realizados tanto por el Beneficiario
como por el Operador de Libranza a través de correo electrónico y/o mensajes de
texto al teléfono móvil suministrado.
NORTH WAY SERVICES
S.A.S no divulgara o compartirá su información personal con terceros con fines
promocionales y/o comerciales de sus servicios.
TERMINOS Y
CONDICIONES DEL SERVICIO
PARTICIPANTES DEL SISTEMA
·
Beneficiario: Es la persona empleada o pensionada, titular de un producto,
bien o servicio que se obliga a atender a través de la modalidad de libranza o
descuento directo.
·
Entidad operadora de libranza. Es la persona jurídica o patrimonio autónomo conformado
en desarrollo del contrato de fiducia mercantil que realiza operaciones de
libranza o descuento directo, por estar autorizada legalmente para el manejo
del ahorro del público o para el manejo de los aportes o ahorros de sus
asociados, o aquella que, sin estarlo, realiza dichas operaciones disponiendo
de sus propios recursos o a través de mecanismos de financiamiento autorizados
por la ley.
·
Empleador o entidad pagadora. Es la persona natural o jurídica, de naturaleza
pública o privada, que tiene a su cargo la obligación del pago del salario,
cualquiera que sea la denominación de la remuneración, en razón de la ejecución
de un trabajo o porque tiene a su cargo el pago de pensiones en calidad de
administrador de fondos de cesantías y pensiones.
·
North Way Services S.A.S: Empresa privada de tecnología informática proveedores
de la plataforma de descuentos de libranza denominada SYGNUS (Sistema Integrado
de Novedades Unificadas), intermediaria entre los distintos actores o
participantes, cuya función consiste única y exclusivamente como un medio para
la transmisión de información entre las distintas partes interesadas y por lo
tanto no es responsable de la información ni trámites internos de cada uno de
los participantes. SYGNUS es el único medio permitido para reportar novedades
de libranza o descuentos directos a la Entidad Pagadora por parte del Operador
de Libranza. Esto incluye novedades de ingreso, retiro y/o actualización. Así
mismo es el medio de consulta para los Beneficiarios, del estado las novedades,
confirmación de libranzas, consulta inconsistencias y actualización de datos
solo si corresponde.
Actuación de cada uno de los
actores del sistema
El beneficiario deberá registrarse
en el portal correspondiente y tener
actualizada su información personal. Especialmente el celular y el correo
electrónico.
El operador de libranza deberá
registrar las novedades en el periodo correspondiente con las condiciones
pactadas previamente con el Beneficiario.
La entidad Pagadora deberá tener la
información de nómina de cada uno de los Beneficiarios y habilitar los periodos
correspondientes para la recepción de novedades. Igualmente realizar la
respectiva liquidación de cada periodo y permitir la consulta de dicha
información.
North Way Services S.A.S deberá
tener a disposición del usuario que lo requiera la plataforma SYGNUS habilitada
en todo momento.
COMO FUNCIONA
El proceso para reporte de
novedades consiste en que el Beneficiario actualice sus datos en el portal
habilitado para dicho fin y cuando lo requiera. Posteriormente debe autorizar,
a que las entidades operadoras de libranzas (Una o Varias depende
exclusivamente del Beneficiario) consulten su Capacidad de Endeudamiento por
medio del portal de SYGNUS. Este procedimiento lo puede realizar los 30
días de cada mes. El afiliado no puede consultar la capacidad de
endeudamiento por medio de SYGNUS.
Una vez el periodo se encuentra
habilitado para recepción de Novedades (definido
por la Entidad Pagadora de acuerdo a sus procesos internos y que es notificado
por medio del portal www.sygnus.co ) el operador de libranzas deberá
consultar la capacidad de endeudamiento del Beneficiario, previa autorización,
registrar las condiciones del crédito y adjuntar el documento de libranza
previamente firmado por el Beneficiario.
Una vez el operador de libranza
procesa la novedad, el Beneficiario recibirá un mensaje de notificación al
correo electrónico y Celular registrados, generado automáticamente por SYGNUS,
donde se le informara el nombre del operador de libranza que registra la
novedad, el número de cuotas y el valor mensual de la cuota a descontar de su
asignación.
Adicionalmente el mensaje contiene
un PIN de seguridad que debe ser registrado por cualquiera de los medios
asignados para ello, solo si esta de acuerdo con las condiciones del crédito.
Si el PIN no es registrado en las 48 horas siguientes, el sistema anula la
novedad automáticamente.
Si el Beneficiario registra el PIN
de confirmación el operador de libranza deberá auditar la novedad, para que le
aplique el descuento en la nómina correspondiente. Después de este paso no es
posible anular la novedad.
Para la Compras de Cartera, se debe
tener en cuenta que existes periodos especiales para el registro de estas en el
sistema. Adicionalmente a la confirmación del Beneficiario, las entidades
sujetas de la compra de cartera deben cancelar o retirar el descuento para que
aplique la novedad de la entidad que está comprando cartera. De lo contrario el
descuento no aplica y debe realizarse nuevamente el proceso en el próximo periodo
habilitado.
La Entidad Pagadora podrá determinar si entidades
operadores de libranza, registran novedades por medio de la plataforma SYGNUS
sin autorización del Beneficiario. En este caso North Way Services S.A.S no
tiene ninguna responsabilidad en la configuración de dichos permisos.
TERMINOLOGÍA
La terminología y
definiciones encontradas a continuación, aplican de manera particular al
servicio de North Way Services S.A.S, es posible que puedan encontrarse
definiciones distintas para los mismos términos, sin embargo, éstas aplican en
un contexto distinto al del presente documento. De acuerdo a la Ley 1527 de
Abril de 2012:
Beneficiario: Es la persona empleada o pensionada,
titular de un producto, bien o servicio que se obliga a atender a través de la
modalidad de libranza o descuento directo.
Entidad operadora. Es la persona jurídica o patrimonio
autónomo conformado en desarrollo del contrato de fiducia mercantil que realiza
operaciones de libranza o descuento directo, por estar autorizada legalmente
para el manejo del ahorro del público o para el manejo de los aportes o ahorros
de sus asociados, o aquella que, sin estarlo, realiza dichas operaciones
disponiendo de sus propios recursos o a través de mecanismos de financiamiento
autorizados por la ley.
Empleador o entidad pagadora. Es la persona natural o jurídica, de
naturaleza pública o privada, que tiene a su cargo la obligación del pago del
salario, cualquiera que sea la denominación de la remuneración, en razón de la
ejecución de un trabajo o porque tiene a su cargo el pago de pensiones en
calidad de administrador de fondos de cesantías y pensiones.
Libranza o descuento directo. Es la autorización dada por el asalariado
o pensionado, al empleador o entidad pagadora, según sea el caso, para que
realice el descuento del salario, o pensión disponibles por el empleado o
pensionado, con el objeto de que sean giradas a favor de las entidades
operadoras para atender los productos, bienes y servicios objeto de libranza.
Otros términos adicionales y que aplican
para el caso particular son:
AUTORIZACION: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a
cabo el Tratamiento de datos personales. Proceso realizado por el beneficiario por
medio del portal www.sygnus.co para que el operador
de libranza realice procesos que involucran la consulta y/o uso de la
información personal del Beneficiario.
CAPACIDAD DE
ENDEUDAMIENTO: Porcentaje del
salario o pensión del afiliado que puede comprometer para realizar libranzas.
PIN: Código de seguridad de 5 dígitos que
genera SYGNUS automáticamente una vez el Operador de libranza registra la
novedad en la plataforma.
DERECHOS DEL USUARIO
Si usted nos facilita datos
personales a través de nuestros sitios Web o de otros canales, esto se hace de
forma totalmente voluntaria y usted nos concede su consentimiento para que
usemos dichos datos conforme a las estipulaciones de nuestra política de
tratamiento y protección de datos personales. Si usted elige no proporcionar la
información solicitada, no podrá acceder a determinados beneficios de los
clientes. En algunos casos, sólo las personas que nos han proporcionado los
datos personales necesarios van a poder realizar transacciones, Como la
transparencia es particularmente importante para nosotros, ofrecemos la opción
de ayudarle a mantener el control sobre sus datos. Esta opción incluye la
posibilidad de mostrar y editar sus datos online en cada uno de los portales
establecidos para tal fin.
DERECHOS DE
CANCELACIÓN Y OPOSICIÓN
Una vez el operador
de libranza registra la novedad en el sistema se genera un mensaje de
confirmación vía E-mail y Celular registrado en el portal correspondiente. El
Beneficiario tendrá hasta 48 horas
para confirmar la libranza, si no lo realiza, la novedad se anulará
automáticamente y no aplicara en el periodo de nómina correspondiente.
El Beneficiario
puede cancelar cuando lo requiera la autorización de consulta de la capacidad
de endeudamiento a uno o todos los operadores de libranza. Igualmente la autorización
de confirmación de libranzas de compra de cartera sin PIN de confirmación.
DERECHO DE ACCESO
Usted tiene derecho
a ser informado en todo momento sobre los datos personales suyos que se
almacenan, sobre su origen y sus destinatarios, y sobre la finalidad para la
que se guardan estos datos. Puede obtener información sobre los datos
personales guardados utilizando el servicio de consulta de información
registrada.
REGISTRO, PREGUNTA DE SEGURIDAD
El acceso al
servicio está protegido por las credenciales de acceso asignadas por cada
Beneficiario. North Way Services S.A.S, se reserva el derecho de rechazar el ingreso
de cualquier usuario que no haya cumplido con los requisitos exigidos para tal
registro.
Al registrarse, el Beneficiario
deberá proporcionar informaciones exactas y, en caso de posterior modificación
de estas últimas, deberá actualizarlas por los canales establecidos para tal
fin.
SU RESPONSABILIDAD
El usuario es
responsable de todas las transacciones que realice a través del servicio. La
responsabilidad de North Way Services S.A.S únicamente se limita a la correcta
prestación del servicio, en el mantenimiento de las plataformas para lograr la
efectiva comunicación con las entidades operadoras de libranzas para la
adecuada prestación del servicio. El usuario se compromete a garantizar el uso
de forma adecuada del acceso al sistema, conociendo que sus credenciales y su
acceso es de uso exclusivo suyo para el desarrollo de los servicios. Así mismo,
el usuario acepta que es su responsabilidad garantizar el correcto acceso
teniendo en cuenta los riesgos y buenas prácticas, mencionadas en el presente
documento, y de acuerdo con las políticas de seguridad que el usuario declara
conocer y aceptar en su integridad, siendo su obligación además proteger la
confidencialidad y reserva de la información que conozca o llegue a conocer en
atención a la utilización del presente servicio.
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
North Way Services
S.A.S presta sus servicios con altos estándares de seguridad y calidad,
especialmente aquellos que permitan asegurar la información que se utiliza en
el desarrollo de los mismos. Así, en su carácter de entidad vigilada por la
Entidad Pagadora y entes que la entidad crea conveniente, de acuerdo al
convenio firmado entre las partes, está obligada a cumplir con las regulaciones
que le apliquen, especialmente las concernientes a los requerimientos mínimos
de seguridad y calidad en el manejo de información a través de medios y
canales de distribución de productos y servicios establecidos.
Como consecuencia de
lo anterior, en el desarrollo del servicio, los participantes deben y se
obligan recíprocamente, en su nombre y en el de sus miembros, empleados,
contratistas o consultores, a mantener un estricto deber de confidencialidad,
frente a la información de dicho carácter que reciban o procesen, sin desmedro
de la información suministrada a las autoridades en desarrollo de los deberes
de colaboración o como producto de una exigencia o requerimiento de las mismas.
Se deberá entonces limitar el acceso y uso de la información exclusivamente a
aquellos empleados suyos, proveedores, auditores o consultores que requieran de
dicha información para el cumplimiento del objeto del presente contrato, y se
prohíbe a sus empleados, proveedores o consultores a los que se les otorgue
acceso a la información a divulgarla, utilizarla, copiarla o reproducirla para
cualquier finalidad distinta a la propia de este documento.
Igualmente, los
participantes deberán dar cumplimiento a las directrices y requerimientos
mínimos de seguridad y calidad en el manejo de información a través de
medios y canales de distribución de productos y servicios.
Las participantes
que usen el servicio deben trabajar proactivamente en la búsqueda e
implementación de esquemas que permitan la prevención y el control de fraudes a
través del servicio; en este sentido, los participantes deben atender y
colaborar en la aplicación de nuevas medidas que sean emitidas por los órganos
de control o por el sistema. De igual forma, los participantes deben
suministrar información veraz y oportuna ante la ocurrencia de fraudes.
Los documentos,
operaciones, procesos, tecnología y demás datos, información y/o
documentación inherente a la actividad de cada una de los terceros involucrados
y a los cuales pueda tener acceso directo o indirecto otro tercero son de
propiedad exclusiva de la parte que suministre la información y no podrá
utilizarla para finalidades distintas a las que han animado su suministro o a
las que escapen a las autorizaciones extendidas en relación con el uso de la
información dentro del alcance de este documento.
Es obligación de
cada participante adoptar las medidas de seguridad idóneas, a fin de garantizar
la protección de la confidencialidad de la información, su fiabilidad,
integridad, veracidad, uso adecuado y seguridad.
PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Conforme lo
establecido en la normatividad colombiana, se ha implementado una política de
tratamiento y protección de datos personales, en la cual establece las reglas
aplicables al tratamiento de datos personales que son objeto de tratamiento por
parte de North Way Services S.A.S en desarrollo de su objeto social.
La política
referenciada, se desarrolló atendiendo los postulados contenidos en el artículo
15 de la Constitución Política de Colombia, ley 1266 de 2008, ley 1273 de 2009,
1581 de 2012 y decreto reglamentario 1377 de 2013, o las normas que las sustituyen
o adicionen.
En este sentido North
Way Services S.A.S, aplicará su política de tratamiento y protección de datos
personales en desarrollo de todos sus procesos organizacionales que involucren
el tratamiento de datos de carácter personal, que a su vez supongan el
ejercicio del derecho al habeas data por parte de sus titulares. En este
contexto, la política es de carácter obligatorio para North Way Services S.A.S,
su personal y contratistas sin importar la relación contractual o el tipo de
modalidad contractual, siempre que tengan acceso a datos personales sobre los
que North Way Services S.A.S tenga alguna responsabilidad.
Es de señalar, que
la obtención de autorización para el tratamiento de datos personales le
corresponde a la Entidad Operadora de Libranza, al igual que el uso que le dé a
la misma, razón por la cual la Entidad Operadora de Libranza garantiza que los
datos personales que envía y que solicita, tienen la autorización
correspondiente por parte del titular.
Adicionalmente, North
Way Services S.A.S, ostentara la calidad de responsable de los datos personales
de los usuarios que se registren en la página como requisito previo para
realizar la operación, caso en el cual, obtendrá la autorización del titular de
los datos personales a través de la página de registro cuando el usuario,
voluntariamente, decida aceptar el aviso de privacidad que se encuentra a
disposición del titular.